Secrétaire

Au sein du Centre d’histoire du droit et de la justice (CHDJ), le /la titulaire du poste exercera les tâches suivantes :
Gestion administrative du centre :
Dans ce cadre, la titulaire de la fonction assure :
• le rôle d’interface entre le centre et les services centraux, les différents membres, la circulation des informations
• la préparation et le suivi des décisions des Bureau du centre (mensuel) et des assemblées générales (2 à 3 / an) : préparation
avec le directeur des OJ, rédaction des PV, …
• l’accueil des nouveaux collaborateurs (courriel, local, matériels, etc.)
• l’organisation les déplacements à l’étranger des membres du centre
• l’actualisation des pages intranet liées aux projets, de l'inventaire de la recherche,...
• les commandes de matériel et fournitures, la gestion des dossiers d’assurance
• la gestion des engagements et des contrats de jobistes
• l’organisation du centre de documentation

Gestion financière et comptable des projets:
• Contact et rôle d’interface entre les partenaires extérieurs et les sources de financement ;
• Suivi et prévisions budgétaires ;
• Suivi des factures clients et fournisseurs.

Support aux publications et aux colloques :
• la valorisation des publications et le suivi de la diffusion
• la comptabilité liée aux publications et aux colloques
• l’organisation administrative et logistique de colloques : préparation du colloque, réservations, demande de subsides,
 suivi des actes, contacts avec les éditeurs, …
• les contacts avec la DIC

- Diplôme de bachelier (ou graduat) en secrétariat ou formation équivalente avec expérience.
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Access, outils Internet, Zotero (gestion de références bibliographiques).
- Bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais (au minimum : très bonne compréhension passive - capacité à rédiger un mail
et à comprendre ce qui se dit en réunion) dans le cadre de partenariat en Flandre et à l'international.
- Expérience en Gestion administrative, financière et comptable et/ou support aux publications.
- Esprit d'initiative et capacités organisationnelles.
- Sens des responsabilités.
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer.
- Rigueur et  fiabilité.
- Très bonne orthographe.

Les candidatures (lettre de candidature, curriculum vitae, photo récente en format d'identité) sont à transmettre au :