13 juillet 2009 - Accueil de visiteurs - Per diem et intervention dans les frais.

Constatant des disparités entre les entités quant aux pratiques d’intervention dans les frais des professeurs et chercheurs visiteurs accueillis dans l’institution et désireux de permettre aux facultés et instituts de gérer ces invitations de façon plus autonome, le conseil d’administration a, en sa séance du 24 juin denier, adopté les balises impératives suivantes. ("15 lignes pour comprendre", 13/07/2009)
Il y a lieu de distinguer les invitations selon la durée du séjour :
 
- pour les séjours de courte durée – 30 jours civils au maximum – le per diem est plafonné à 50 euros et l’indemnité de logement à 70 euros par jour ; rappelons que le per diem couvre tous les frais, hors logement : séjour, déplacements, communications téléphoniques locales, pourboires, … ; il est possible de différencier le montant du per diem en fonction de la catégorie à laquelle appartient l’invité (professeur, chercheur, …), mais les sommes susmentionnées sont des maxima ;
 
- pour les séjours plus longs, l’intervention dans les frais s’opère uniquement sur base de justificatifs.
 
En cas d’intervention dans les frais de transport, il y a lieu de distinguer les deux situations suivantes :
 
- depuis un pays limitrophe : remboursement plafonné au tarif du train en classe économique ;
- depuis un pays non limitrophe : remboursement plafonné au tarif réel, en train ou en avion, en classe économique.
 
Il est très important de s’en tenir à ces balises pour garantir la sécurité juridique des invitations et éviter une requalification fiscale ou sociale des sommes payées.
 
Rappelons encore que, pour les déplacements à l’étranger de membres du personnel de l’Université, l’administration fiscale admet, pour les séjours de 30 jours maximum, les forfaits octroyés par le SPF Affaires étrangères ( http://www.diplomatie.be/fr/jobs/careersdetail.asp?TEXTID=30083 ) ; au-delà de cette durée, des justificatifs sont aussi exigés.

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| contact : Bernard Nyssen | 13/07/2009 |